Se a sua empresa é de médio ou grande porte, você já deve ter ouvido falar em GED e Banco de Dados. E se não ouviu, venha com a gente entender esse termo, indispensável para o alinhamento dos dados armazenados na rede e no banco de dados da sua empresa. Assim como, para facilitar o seu trabalho no dia a dia. A WEDEV desenvolve softwares incríveis visando essa facilitação, então não poderíamos deixar de te mostrar os benefícios dessas ferramentas.
GED e Banco de Dados: Qual a importância? Como esses termos se relacionam? 
Primeiro, vamos partir do princípio que qualquer empresa, seja ela com localização física ou no meio digital, produz e recebe inúmeros documentos. Estes fazem um papel extremamente importante, sendo o coração que qualquer organização, e é por meio deles que uma empresa se mantém, afinal, documentos são provas jurídicas e indispensáveis. Você já parou para analisar se a documentação dentro da sua empresa é realmente bem administrada e tem ordenamento? Pois bem, saiba que uma empresa sem um arquivo bem organizado beira o risco de ser pega desprevenida em um pente fino ou até mesmo uma ação judicial, correndo inclusive riscos financeiros.
Além disso, se uma empresa não possui um acervo físico (arquivo) bem organizado, como devem ser seus arquivos no meio digital? Igualmente desorganizados, partindo do princípio de que não há padronização nem estruturação na gestão e armazenamento destes documentos. Ou seja, um banco de dados sem uma lógica de arquivamento torna o processo de acesso aos documentos ainda mais difícil. Assim, tanto a gestão documental quanto a gestão eletrônica de documentos (GED), vem para facilitar o processo de recuperação da informação, possibilitando uma maior facilidade na administração da empresa como um todo.
A gestão documental e a GED possuem técnicas específicas, a fim de garantir o correto armazenamento e recuperação dos arquivos. Como também realiza o papel de filtro no que tange a vida útil dos documentos. Sabe quando se joga fora um documento importante e precisa dele um tempo depois? Ou quando existe uma pilha de documentos com rascunhos e papéis inúteis? Com certeza qualquer pessoa já presenciou uma cena dessas. E é exatamente isto que é evitado com uma gestão documental realizada por profissionais arquivistas.
Já deu para entender o contexto e importância de uma boa gestão documental? Pois bem, que tal alguns exemplos sobre como uma boa organização nos seus arquivos pode ajudar a sua empresa a crescer e ter mais segurança? É claro que existem muitos pontos positivos, mas dê uma olhada nesses oito benefícios que selecionamos aqui em baixo.
8 Benefícios da Gestão Documental e Gestão Eletrônica de Documentos para o Banco de Dados da sua empresa:
- Recuperação da Informação: Uma gestão documental eficiente consiste não apenas em realizar o armazenamento de arquivos, como também garantir a recuperação completa destes documentos.
- Tomada de Decisão: Possuir domínio sobre a guarda dos documentos também garante maior agilidade e maiores informações na hora de tomar decisões difíceis, garantindo assim maior segurança sobre este aspecto.
- Gestão Inteligente do Tempo: Documentos bem organizados acentuam a praticidade e facilidade de acesso, sendo assim é possível realizar a utilização do tempo de maneira mais eficiente, facilitando rotinas administrativas.
- Economia: Com o aumento da eficiência dos procedimentos administrativos, é possível reduzir gastos através da eliminação de erros, retrabalhos ou falhas de comunicação. Auxiliando também no que diz respeito a suprimentos como papéis, cópias e espaço de armazenamento.
- Segurança Jurídica: Documentos são garantias legais, e portanto, precisam ser preservados por toda sua vida útil. Além disso, é necessário saber exatamente onde encontrar cada documento, para que haja facilidade ao buscar provas para defesas ou validações jurídicas.
- Otimização de Espaço: Tanto no arquivo físico, quanto no armazenamento digital, uma boa gestão documental pode garantir uma maior otimização de espaço. A guarda correta de documentos pode ser a peça chave para diminuição de volume de caixas, pastas e papéis na empresa.
- Descarte e Eliminação: A gestão documental também deve prever uma temporalidade aos documentos, isso significa que é necessário mapear a produção documental da empresa e realizar estudos e levantamentos sobre a validade jurídica para definir a vida útil e posterior descarte ou eliminação de documentos.
- LGPD: Toda empresa, seja pequeno, médio ou grande porte, possui algum tipo de tratamento de dados pessoais. Isso significa que é necessário saber armazenar e cuidar destes dados, estando sujeito à penalidades jurídicas em caso de descumprimento da lei. Por isso, é importante estabelecer uma boa administração destes dados, por meio da gestão documental ou da GED.
Portanto, quando falamos em GED ou Gestão Documental, estamos falando em nada mais do que a administração correta dos documentos e arquivos, o que garante a sustentabilidade da sua empresa. Toda e qualquer empresa precisa de documentos para continuar existindo, e a preservação destes documentos é essencial e indispensável.
Então anote aí: documentos e arquivos são o coração de uma empresa, precisam ser bem tratados, armazenados e recuperáveis. Precisam estar em bom estado de conservação, e no meio digital necessitam de uma lógica de armazenagem. Além disso, devem respeitar os prazos de guarda a fim de evitar sobrecarga de armazenamento ou perda de informações importantes.
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E por que estamos te contando sobre isso? Porque a WEDEV é uma empresa extremamente capacitada no desenvolvimento de softwares inteligentes, e a gente não deixa de fora a necessidade do desenvolvimento e estruturação de um bom banco de dados. Então, se você está procurando por desenvolvimento de softwares e tecnologia de ponta para o armazenamento dos seus processos e documentos digitais, pode chamar a gente. Que tal falar com um dos nossos consultores agora mesmo? Estamos te esperando! Fale conosco!
