Você certamente já ouviu falar na sigla ERP, mas você sabe o que significa? Saberia dizer como um ERP funciona? Pois bem, a maioria das pessoas não sabe, e se você ficou com curiosidade sobre o tema, vem aprender na leitura de hoje. ERP é algo que com certeza você vai querer na sua empresa.
Explicando: ERP 
Tudo começou a partir da evolução de conceitos administrativos como: controle tecnológico na administração de empresas e gestão corporativa. Com estes, soma-se o início de automatizações através dos computadores, apesar de uma tecnologia bastante cara e lenta, porém mais rápidas que os processos manuais. Junto disso, a evolução das redes e interligação de computadores deu origem à o que chamamos hoje de ERP.
A sigla ERP possui o significado em inglês de Enterprise Resource Planning, ou seja, Planejamento de Recursos Empresariais. E o que ele realmente faz? Um ERP é um software desenvolvido para o gerenciamento de todos os recursos de uma empresa através da interligação de todas as informações de cada um dos departamentos de uma empresa.
Através da integração dos dados dos departamentos, é possível realizar o processo de tomada de decisão de forma muito mais eficiente. O processamento de todas as informações sobre a empresa juntas, são indispensáveis para um crescimento saudável da empresa e seus setores como um todo, facilitando o crescimento no mercado.
O entendimento sobre a utilidade, funcionalidades e usabilidade deste sistema é vital para uma escolha correta de software, que abranja toda a necessidade informacional a que será submetido. Assim, definir as necessidades informacionais da empresa é uma das questões chave para um investimento certeiro.
Como Definir as Necessidades Informacionais?
Em primeiro lugar, você deve saber de todo o fluxo por trás dos processos que se encaminham pela empresa. É óbvio que em empresas maiores isso não é possível com apenas uma pessoa realizando o mapeamento. Por isso, é necessário contar com o auxílio dos responsáveis pelos departamentos, conversar com quem vivencia o dia a dia do setor.
Além disso, já citamos aqui a importância do mapeamento do fluxo documental, e estamos reforçando essa importância. Realizar uma Gestão Documental [Link para o artigo] de qualidade irá auxiliar na descoberta das necessidades a serem supridas por um ERP. Para isso, é necessário contar com profissionais igualmente qualificados realizando essa tarefa de forma eficiente e satisfatória.
Contando com os colaboradores que vivenciam os processos diários, somando um bom mapeamento de fluxo documental através da gestão arquivística, é necessário ainda acrescentar mais um ponto chave nesta solução. A realização da leitura de todas essas informações, que combinadas resultam na definição das necessidades informacionais a serem supridas pelo ERP.
Como funciona um software ERP?
Resolvido as necessidades informacionais a serem supridas, é preciso entender como funciona um software de ERP, para a partir de então poder escolher qual será mais bem aproveitado. Essa é outra parte essencial, pois aqui serão investidos recursos preciosos que precisam ser utilizados da melhor maneira possível.
Uma das formas mais fáceis para entender como funciona um ERP é relacionar este software com um banco de dados. Espera, ele não é apenas um banco de dados, mas a comparação serve para entender que, assim como num banco de dados, as informações armazenadas num ERP podem se correlacionar, realizando interações entre si conforme a demanda exigida.
Exemplo claro deste funcionamento, por exemplo, é uma compra, lançada já lançada como pagamento, saída do setor de pedidos para o setor financeiro automaticamente. Ou até mesmo valores comprovantes de pagamentos que, de forma automática, realizam gráficos para leitura de determinada despesa. É uma forma facilitada de juntar informações importantes e possibilitar uma análise muito mais fácil e assertiva destes dados.
Por conta dessa interligação entre os diversos processos e setores empresariais, um software ERP é desenvolvido em módulos. Ou seja, os módulos-chave geram um sistema complexo e bastante abrangente, podendo ser montado e remontado de acordo com a necessidade do segmento onde será implementado.
Como escolher um ERP?
A escolha de um ERP, como contamos acima, é realizada a partir do segmento de mercado onde será utilizado. Assim como, suas funcionalidades devem atender as necessidades informacionais da empresa, a fim de possibilitar leituras abrangentes e claras sobre o funcionamento da organização.
Os módulos- chave de qualquer ERP são, por exemplo, de finanças, vendas, estoque, contábil. Porém, para a adequação e atendimento das demandas, é possível incorporar também módulos extra ou de funcionalidades específicas como o Business Inteligence, Gestão Eletrônica de Documentos (GED), entre tantas outras.
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