Você já deve estar acostumado com a afirmação de que hoje em dia, neste mundo completamente voltado ao desenvolvimento tecnológico, tudo e absolutamente tudo são dados. Então, por que não falar um pouco sobre a ferramenta que auxilia todo o processo de gestão de dados digitais? Sim, resolvemos esclarecer para você um pouco do que é um banco de dados, a sua importância e por que a sua empresa precisa investir nisso. E um bom investimento sempre começa com informação e conhecimento, então segue esse artigo em uma leitura super tranquila , temos certeza de que você vai curtir.
Afinal, o que é um Banco de Dados? 
Resposta para você gravar na memória: Um Banco de Dados é uma ferramenta que armazena, ordenadamente e com segurança, um agrupamento de informações. Mas entenda que uma ferramenta desse porte precisa ter alguns parâmetros e atribuições básicas a cumprir. Não basta realizar o armazenamento de documentos e informações digitais.
E o que queremos enfatizar com isso? Que uma ferramenta desse porte precisa necessariamente ser segura! Além disso, precisa ter uma boa lógica de Gestão Eletrônica Documental (GED), para que haja efetividade na recuperação das informações ali armazenadas, e garantir a proteção dessas informações.
Além do mais, um banco de dados adequado, tem o papel de facilitar a própria Gestão Documental da sua empresa, no meio digital. E assim viabilizar uma administração melhor coordenada e eficiente, tendo em vista o melhoramento das rotinas de trabalho e acesso facilitado à informações importantes. Aplicando-se aqui todos os benefícios já citados no artigo sobre Gestão Documental. [LINK]
Entretanto, é preciso observar que existem alguns tipos de bancos de dados, cumprindo necessidades e funções específicas, que devem ser escolhidos levando em consideração o contexto empresarial em que irá atuar. Dentre os mais comuns estão: Oracle, DB2, MySQL, SQL Server, PostgreSQL, dentre outros. Podem ser aplicados em softwares online ou em rede, como sites ou software interno da empresa.
Importância e Vantagens de utilizar um banco de dados:
Conforme já analisamos, um banco de dados é importante para o armazenamento, acesso e até mesmo restauração ou eliminação das informações guardadas. É portanto uma ferramenta essencial na gestão eletrônica de documentos. Trazendo segurança às rotinas administrativas e recuperação de informações.
O investimento no desenvolvimento de um banco de dados eficiente, com o contexto e necessidades empresariais claras e bem definidas, traz diversas vantagens para a empresa. Possibilitando assim o aumento do potencial da empresa e melhorando suas chances de crescimento no mercado, que hoje gira em torno de dados e informações. Dentre essas vantagens estão:
- Redução de riscos: Com a facilidade de acesso, organização e transparência no acesso das informações, é possível reduzir riscos operacionais e garantir melhor desempenho nos processos rotineiros.
- Segurança aumentada: Com um banco de dados a gestão informacional e documental será mais segura, proporcionando maior controle no acesso e difusão de dados, restringindo alguns acessos por exemplo.
- Auxílio em decisões: A recuperação da informação de maneira fácil e precisa auxilia muito a análise de situações e auxilia a tomada de decisões com maior cautela e assertividade.
- Organização e precisão: Um bom banco de dados garante maior organização das informações, auxiliando na precisão destas informações com clareza.
Quais os tipos de bancos de dados existentes? E para qual necessidade informacional se encaixa cada um deles?
Existem dois principais tipos de bancos de dados: Relacionais e Não Relacionais. Para cada um deles existe demandas e necessidades específicas que podem ser supridas em cada caso. Por isso, salientamos a importância de estudar o contexto empresarial, a fim de aplicar o que melhor atende às demandas da empresa.
Os bancos de dados relacionais armazenam os dados em tabelas, criados portanto com base no paradigma da orientação de conjuntos. Nestes, a linguagem utilizada pode ser SQL, por meio de linhas e atributos. E são ideias para gerenciamento financeiro, de CRMs ou ERPs também. Porém, esse tipo de programação não realiza mistura de dados.
Já os bancos de dados não relacionais, por sua vez, são ótimos para realizar armazenamento de dados que necessitam de interligação, como misturas de dados: imagens, tabelas e mapas. Esse tipo é programado com as linguagens NoSQL, Not Only SQL, e seu armazenamento é baseado em nuvem.
E quanto a gestão do banco de dados?
Para realizar uma gestão eficiente de um banco de dados é importante se atentar para algumas questões importantes. Em primeiro lugar, é essencial avaliar se todas as necessidades informacionais estão sendo atendidas com o sistema atual. Se não estiverem, é hora de reavaliar e realizar mudanças.
Analise também a lógica de organização dessas informações armazenadas, é indispensável que a recuperação da informação ocorra sem dificuldades. Se necessário busque auxílio de um profissional em informação, capacitado para realizar os menores caminhos entre uma informação e seu acesso. Esses profissionais geralmente são da área de ciência da informação e arquivistas, e trabalham em conjunto com programadores.
Preocupe-se com o acesso aos dados, não apenas na facilidade e praticidade, mas também na restrição de acesso. Tenha em mente que nem tuda informação pode ser acessada por todos os colaboradores. Realize um mapeamento de produção documental para te auxiliar neste processo de restrição de acesso.
E por último, não esqueça de realizar automatizações que facilitem a rotina nessa gestão de banco de dados. Visualize e implemente métodos que economizem tempo. Além disso, certifique-se de realizar periodicamente backups automáticos na sua gestão, a fim de evitar perdas de dados.
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